Gestisci e organizza tutti i passaggi della Richiesta assenze fino alla sostituzione degli operatori assenti. Il modulo si propone di sostituire: moduli cartacei, richieste a voce, telefoniche, via messaggio o su appunti sparsi che vengono utilizzati da parte di coordinatori e responsabili per gestire le richieste di assenza ed il piano ferie.
Per prima cosa imposta insieme al tuo referente in Sixs i possibili destinatari e la modalità di selezione con più o meno gradi di libertà per gli operatori.
Contatta il tuo referente Sixs per impostare come automatico e obbligatorio:
- l’esportazione in pianificazione delle richieste di assenza approvate.
- l’invio di notifica e-mail al responsabile destinatario della richiesta di assenza.
Riepiloghi rendicontate
I video tutorial di Gecosplus
Richiesta assenze da web
Imposta i destinatari della richiesta assenze
I destinatari riceveranno una notifica in tempo reale sia su web che sul tuo smartphone se hai attiva la APP Mobile di Gecos Plus.
Questi parametri vanno impostati insieme al proprio referente in Sixs.
- Hai la possibilità di impostare come destinatari uno o più ruoli:
- coordinatore/i,
- responsabile/i settore,
- lista predefinita personalizzata dal menu Impostazioni,
- individualmente: ad ogni operatori abbina i suoi destinatari (gestibile anche da Responsabili e Coordinatori).
- Con più destinatari:
- si può vincolare l’approvazione della richiesta ad un solo destinatario
- oppure attendere che tutti i destinatari l’abbiano approvata.
- Consenti agli operatori una tra queste tre azioni:
- selezionare uno o più destinatari da una lista.
- i destinatari sono già pre-compilati: l’operatore conferma o modifica.
- impedisci agli operatori di modificare i destinatari definiti.
Per queste impostazioni è necessario contattare il proprio referente SIXS.
Imposta la lista personalizzata
Dal Menu Impostazioni > Comunicazioni > Lista richieste assenza
- Clicca su Nuovo e scegli un destinatario alla volta.
- Seleziona una riga di blu per modificare o eliminare il nome.
Gli operatori visualizzeranno questa lista tra i destinatari delle loro richieste di assenza.
Gestisci la richiesta di Assenza – Approva/respingi
Riceverai una notifica in tempo reale sia su web che sul tuo smartphone se hai attiva la APP Mobile di Gecos Plus.
- Clicca sull’icona del messaggio per vedere di cosa si tratta.
- Clicca su Vai ai messaggi.
Oppure - Clicca sul tuo Nome e Cognome
- Accedi alla sezione Approvazione richieste assenza
Gestisci meglio le varie richieste utilizzando i filtri: Mostra Tutte, Da approvare, Respinte, Approvate.
Le richieste di assenza sono filtrate per data. Per prima cosa imposta il giorno dal quale vuoi visualizzare le richieste.
- Seleziona la richiesta, evidenziando in blu la riga.
- Dal comando Azioni: Approva, Rifiuta o proponi altre soluzioni.
- Dopo l’approvazione puoi esportare l’assenza:
- in Pianificazione Assenze
- e/o sul foglio ore di Rendicontazione.
Clicca il titolo delle colonne per ordinare gli elementi.
Clicca e tieni premuta la barra verticale per adattare le dimensioni.
P.s. l’esportazione delle assenze in pianificazione può essere automatica (contatta il tuo referente in Sixs per attivare la funzione).
Gestisci assenza da app mobile
Dopo aver esportato le assenze in Pianificazione puoi gestire le Sostituzioni:
- dalla commessa
- direttamente sui singoli turni
- dal Planner
N.B.: il requisito per gestire le sostituzioni è che sia presente la pianificazione dei turni.
Riepilogo assenze e sostituzioni
Schermata di sola visualizzazione. Sulla base dei turni pianificati vengono mostrati i turni in attesa di un sostituto ed i turni coperti dal sostituto.
Dal menu Turni > Riepilogo assenze/sostituzioni
Prerequisiti:
- pianificazione dei turni.
- pianificazione delle assenze.
- Scegli i periodo.
- Salva la vista con le informazioni che preferisci ed esporta un report su file.
Riepilogo assenze rendicontate sul foglio ore
Dal menu Rendicontazione > Riepilogo rendicontazione
- Filtra le Assenze rendicontate.
- Seleziona il periodo.
- Scegli i dati da visualizzare in tabella dal menu ad hamburger.
D1 – Dettaglio assenze dal menu Paghe
Dal menu Paghe
- Clicca su Nascondi/visualizza
- Visualizza il riepilogo dei totali dei giustificativi: fai doppio click sulla singola voce di assenza per vedere nel dettaglio i totali dei singoli operatori.
- Spunta i due flag:
-Visualizza dati paghe
-Visualizza dettagli - In tabella potrai vedere per ogni operatore quali giustificativi sono stati presi.
