Informazioni Anagrafiche

Informazioni Anagrafiche > Informazioni generali

• Generazione automatica sicura: la password non è più definita manualmente o impostata a valori standard predefiniti. Il sistema genera automaticamente una password casuale ad alta sicurezza (campo in sola lettura). (Fig. 1)
• Pulsanti azioni: la password viene mostrata in modalità mascherata, con pulsanti per mostrarla in chiaro, copiarla o rigenerarla in caso di necessità: mostra (A) / copia (B) / rigenera (C). (Fig. 1)
  Se si vuole eseguire una delle operazioni sopra citate è necessario farlo prima del salvataggio o altrimenti non saranno più disponibili in  seguito.
• Stato password scaduta: ogni nuovo account viene creato con la password “già scaduta”, rendendo obbligatoria l’impostazione di una password personale al primo login. (Fig. 1)
• Controllo invio email tramite flag:
  • In maschera è presente una casella di spunta (flag “Invia le credenziali per e-mail”), abilitata (flaggata) di default. (Fig. 1)
  • Se flaggata: al momento del salvataggio le credenziali verranno spedite all’indirizzo email dell’operatore (la priorità verrà data alla “email lavoro”, in assenza della quale verrà utilizzata “email personale”). Le email vengono inviate da un indirizzo predefinito (comunicazione@gecosplus.it).
  • Se deflaggata: l’account viene creato senza effettuare l’invio automatico della email.

Clicca su Crea account per dare l’accesso all’operatore.

In caso di smarrimento password, per consentire ad ogni operatore di reimpostare la propria password di accesso in autonomia verifica che nell’anagrafica di ogni operatore sia inserito almeno un indirizzo mail:

Anagrafica operatore > Informazioni Anagrafiche > Informazioni generali

Durante l’accesso clicca su password dimenticata e segui la procedura guidata per reimpostare la tua password

Anagrafica operatore > Informazioni Anagrafiche > Account

Menu azioni > Reset password

In caso di ripristino delle credenziali, la funzione di Reset Password genera una nuova chiave temporanea e consente di decidere se notificare l’utente via email.

Dettagli del Flusso di Reset:

• Generazione automatica sicura: viene generata una password nuova e temporanea (già scaduta). (Fig. 4)
• Finestra di Visualizzazione: a conferma avvenuta, la finestra mostra la nuova password mascherata con i pulsanti Mostra, Copia e Chiudi.
• Gestione Flag Invio email: come per la creazione, è presente il flag per l’invio della notifica email (attivo di default). Se disabilitato, il reset viene eseguito ma non viene inviata la email.
• Gestione Operatori Senza email: se l’anagrafica per la quale si sta resettando la password è priva di indirizzi email, il flag risulta disattivato, il sistema mostra un avviso in maschera ma consente ugualmente il salvataggio.

L’account è di due tipi:

• Admin: ha accesso a tutto. Gestisce le paghe.
• Operatore: declinato in base al ruolo:

 Le funzioni che può gestire l’Operatore sono:

• la propria rendicontazione:
  • ore lavorate
  • assenze
• la pianificazione dei propri turni,
• il quadro orario costruito sulle attività a cui è assegnato.

Cosa può fare l’operatore in queste sezioni:

• leggi – visualizza i dati già inseriti da un responsabile
• aggiorna – modifica i dati già presenti e inseriti da un responsabile
• inserisci – compila in autonomia il foglio ore o la pianificazione

Ad esempio con l’abilitazione del flag “inserisci – pianificazione” potrà programmare il proprio calendario dei turni lavorativi.

• “Modifica CV” permette di accedere alle modifiche del proprio Curriculum Vitae.
• “Modifica campi personalizzati” per aggiornare e modificare i propri Campi personalizzati, contenenti informazioni aggiuntive.
• “Modifica file” consente di scaricare e caricare documenti dalle due sezioni: Gestione File ed F&S.
• “Inserisci assenza pianificata” l’operatore può pianificare le proprie assenze senza chiedere l’autorizzazione ai responsabili.
• “Responsabile attività” consente di visualizzare gli eventi e modificare le informazioni sulle anagrafiche collegate alle attività su cui è assegnato (valido solo per chi utilizza il modulo migranti).
• “Gestione assegnazioni” consente ai coordinatori di poter assegnare operatori alle attività delle proprie commesse.
• “Scheda Personale” consente all’operatore di visualizzare oppure di NON visualizzare la propria scheda dal menù del Personale.
• “Crea lista distribuzione” consente ai coordinatori di creare gruppi di destinatari per l’invio di comunicazioni
• “Generazione turni quadro orario attività”: consente all’operatore di generare i turni dopo aver pianificato il proprio quadro orario sulle attività a cui è assegnato.
• “Prima nota” per tenere traccia del flusso di cassa entrate e uscite.
• “Gestione Form” consente l’accesso alla funzione GeForm ma solo per Informazioni Generali e Configurazione.
• “Gestione Compilazioni” integrazione del flag “Gestione Form”, che rende disponibili anche l’esportazione dati e le compilazioni dei Form
• “Nascondi Pivot” nasconde la funzione Pivot a coloro che la hanno attiva con il ruolo Coordinatore e Responsabile
• “Nascondi Tools” nasconde la funzione Tools a coloro che la hanno attiva (Coordinatori, Responsabili, Amministrazione)

Cosa può vedere? L’account Operatore può quindi accedere esclusivamente ai propri dati ed in caso sia attivo il modulo di pianificazione dei turni vedrà chi è in turno con lui nella medesima fascia oraria.

Il flag su “Tutti” consente la gestione e l’accesso ai dati di tutte le Commesse.

Togli la spunta da “Tutti” e clicca sul menù a tendina per selezionare solo le commesse di pertinenza. Il “+” per confermare la scelta.

N.B. i flag nella sezione operatore consentono al Coordinatore:

• A7 – Crea lista distribuzione: creare gruppi di destinatari per l’invio di comunicazioni.
• B1 – Gestione assegnazioni: assegnare operatori alle attività delle proprie commesse.
• C1 – Generazione turni quadro orario attività: generare i turni dopo aver pianificato il quadro orario sulle attività delle commesse che coordina.

Tramite il pulsante Gestione privilegi è possibile personalizzare maggiormente il ruolo del coordinatore, difatti si possono gestire:

1. Gestione Turni
   1. Configurazione generale (identica per tutte le commesse di cui è coordinatore)
   2. Configurazione specifica per commessa 
2. Menù Personale
3. Menù Tools
4. Info commessa
5. Info attività

Il ruolo del coordinatore:

• gestisce le commesse sulle quali ha il privilegio di coordinamento, può modificare i dati e la struttura ad albero delle attività nelle sue commesse:
  • Nessun privilegio: disabilita l’accesso alle schermate Informazioni generali (di commessa o attività) e inibisce il pulsante Elimina.
  • Leggi: abilita la consultazione delle schermate Informazioni generali mantenendo inibito il pulsante Elimina.
  • Leggi e scrivi: abilita sia la consultazione delle Informazioni generali sia l’utilizzo del pulsante Elimina.
• accede alla scheda personale degli operatori che sono assegnati sulle attività delle commesse da lui coordinate. Può così visualizzare dati contrattuali, anagrafici, gli incarichi, attestati e piano sanitario.
• compila e modifica i campi personalizzati degli operatori, attività e commesse.
• con il flag su Modifica CV può modificare i dati del Curriculum Vitae dei suoi operatori.
• può gestire assenze, sostituzioni, assegnazioni ed allegare file.
• verifica le ore lavorate dei propri operatori, aggiunge e modifica i fogli ore degli operatori.
• programma la pianificazione dei turni e del quadro orario anche senza i flag nel riquadro operatore.
• può vedere la rendicontazione su tutti i servizi sui quali i suoi operatori hanno lavorato, senza diritti di modifica se non coordina quei servizi.
• è il destinatario preferenziale della richiesta assenza da parte dei suoi operatori.
• può utilizzare il comando “Reset Password” per i proprio operatori.

Il Coordinatore NON può:

• modificare i dati contrattuali degli operatori di cui ha accesso.
• creare nuove commesse.
• duplicare commesse già esistenti
• modificare le ore che un’operatore ha rendicontato su commesse che coordinano altri responsabili.

p.s. il privilegio da Coordinatore può essere attribuito anche direttamente dalla commessa.

 Responsabile d’Area/di Settore:

• Permette l’accesso su interi Settori e quindi a tutte le commesse che vi fanno parte.
• Possiede tutti i privilegi del coordinatore elencati sopra.
• Ha accesso ai dati dei coordinatori e degli operatori assegnati alle attività dei suoi settori.
• Può creare nuove commesse all’interno del settore di cui è responsabile.

Tramite il pulsante Gestione privilegi è possibile personalizzare maggiormente il ruolo del responsabile, difatti si possono gestire:

1. Gestione Turni
   1. Configurazione generale (identica per tutte le commesse di cui è coordinatore)
   2. Configurazione specifica per commessa 
2. Menù Personale
3. Menù Tools

Privilegi di Amministrazione:

• Gestione personale: accesso completo al menu del Personale.
• Gestione F&S: per gestire il piano formativo e sanitario.*
• Gestione comunicazioni: per gestire la messaggistica interna.
• Convalida Segreteria: per apporre la convalida sul foglio ore di rendicontazione in vece dell’operatore stesso.
• Impostazioni: consente l’accesso al menù “Impostazioni”.
• Prima nota: per tenere traccia del flusso di cassa entrate e uscite.
• Gestione form: per gestire e impostare la modulistica.
• Gestione compilazioni form: per avere accesso ai dati aggregati dei form compilati.
• Buste paga e CU: per inviare i cedolini ai dipendenti.
• Protocollo Informatico: per la gestione dei protocolli di documenti in entrata e in uscita.
• Rendicontazione Convalida: consente all’operatore di utilizzare la funzione Convalida (Menù Rendicontazione)
• Paghe: consente di utilizzare il modulo D1 – Paghe
• Carica assenze INPS: se attivo il modulo A9 – Importazione assenze da INPS, si abilita la funzione dedicata “Carica assenze INPS”
• Utilizzabile solo da amministrazione: sono presenti dei giustificativi assenza utilizzabili solo da Admin e da coloro che hanno il ruolo Amministrazione e questa voce flaggata

Dal Menu Tools > Gestione Account > Generazione Account

Nella tabella visualizzi tutte le anagrafiche senza account. L’account consente l’accesso a Gecos.

1. Griglia operatori senza Account: elenco operatori selezionabili con indicazione dell’indirizzo email di destinazione.
2. Flag di spedizione email massiva: prima dell’avvio, si può decidere se mantenere attivo il flag di invio email (flaggato di default) o deselezionarlo per generare gli account in modalità “silenziosa” (ad esempio per consegnare le credenziali attraverso canali differenti dopo averle estratte dalla generazione del file CSV).
3. Avvio ed esecuzione: cliccando su GENERA ACCOUNT E INVIA CREDENZIALI, viene mostrato un messaggio di conferma e l’avanzamento in background (Generazione account in corso n/N).
4. Riepilogo finale e reportistica CSV:
   
   • A fine elaborazione viene mostrato il riepilogo sintetico dei risultati (Account creati, Errori, Credenziali inviate, Senza email, Invii disabilitati/non riusciti)
   • È disponibile il pulsante Scarica credenziali (CSV) per ottenere il file completo (UTF-8) contenente le colonne cognome;nome;username;password;email;esito per tutti gli operatori elaborati.

Gli account qui generati hanno dei privilegi di accesso di base:

• Possibilità di rendicontare ore lavorate,
• Possibilità di rendicontare le assenze,
• Visualizzare la pianificazione inserita dai responsabili.

Dal Menu Tools > Gestione Account > Elenco Account

• Ruolo: Il Tipo Account “Operatore” oppure “Admin”.
• Se l’account è attivo o meno
• Se l’anagrafica è attiva o meno
• Ruolo Coordinatore o Responsabile
• Elencati via via tutti i privilegi per ogni account
  
• Possibilità di esportare in formato PDF ed Excel
• Possibilità di Abilitare e Disabilitare account ed anagrafiche

1. Per prima cosa imposta il numeri di anagrafiche da visualizzare
2. Seleziona le anagrafiche che vuoi modificare
3. Aggiungi o rimuovi dei privilegi a quelli già presenti;
   con modifica configurazione riscrivi da zero i privilegi.
4. Usa il filtro di ricerca per nome e seleziona le colonne visibili.
5. Esporta un report in excel o pdf

Informazioni anagrafiche dell’operatore > Veicoli: obbligatorio per inserire il rimborso kilometrico.

1. Clicca su “Nuovo” e inserisci i dati richiesti; oltre a Modello e Targa:

• Attivo: specifica se l’auto è in uso o non più in uso.
• Preferito: comparirà preselezionata sul foglio ore.

N.B. Imposta il valore economico per ogni km rendicontato. Da Impostazioni > Veicoli e attrezzature > Veicoli operatore.
Ogni operatore può inserire in autonomia il proprio veicolo anche direttamente dal foglio ore.

Spazio di archiviazione dei documenti del personale

Utilizzabile da:
– Coordinatori e Responsabili
– Operatori con il flag sul privilegio account “Gestione file” possono caricare, scaricare, modificare ed eliminare i file.

1. “Scegli File” dal tuo computer.
2. Puoi inserire una descrizione, utile per catalogarli.
3. Clicca “Carica” per importare il file.
4. Fai doppio click per scaricare il file.
5. Quando la riga è evidenziata puoi:
   – fare delle modifiche cliccando sulla matita (la data di scadenza qui non è valida);
   – eliminare il file cliccando sulla “X”.

5 MB è la dimensione massima che un singolo file può avere.

200 MB Gecos Plus viene fornito con questo spazio base di archiviazione.

100 GB spazio di memoria aggiuntiva acquistabile con il modulo media manager. Contatta il tuo referente in SIxS per ampliare la capienza di archiviazione.